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Team - Meeting

Team - Meeting richtig gestalten !

Prüfen Sie mit der folgenden Checkliste, ob die Basisforderungen für eine gelungene Organisation gegeben sind.
Teamarbeit im Beruf
Als häufiges Problem bei Teamarbeit wird oft zu viele und oft schlecht gemanagte Meetings aufgeführt. In vielen Fällen fragt sich der Ein oder Andere: „ Was hat dieses Meeting jetzt gebracht?“ Nachfolgend wollen wir erläutern wie Teamsitzungen sinnvoll vorbereitet und Tagesordnungen gestaltet werden können. Erfolgreiche Teamentwicklung und Teamarbeit hängen manchmal von ganz banalen Dingen ab, die aber eben doch organisiert sein müssen. Diese Dinge im Griff zu haben, gehört zu den Koordinationsaufgaben des Teamleiters. Er sollte grundlegend für Pünktlichkeit, einem festgelegten Start- und Endzeitpunkt  sowie eine angenehme Atmosphäre (bequeme Stühle, genügend Getränke, ausreichen Platz usw.) sorgen. Während des Meetings sind Abweichungen von der Tagesordnung möglichst zu vermeiden. Ein weiteres Aufgabengebiet des Teamleiters stellt die Motivation der Teammitglieder zur aktiven Teilnahme und Einbringen von Meinungen dar, um den Ideenpool zu erhöhen. Als Resultat fühlen sich die Mitarbeiter an der Entscheidungsfindung beteiligt. Grundsätzlich sollten in jedem Meeting Entscheidungen getroffen und nicht auf kommende Sitzungen verschoben werden. Hohe Selbstverantwortung und Selbststeuerung der Teams ermöglichen, dass die Teammitglieder sich auch selbst organisieren können. Teammeetings sollten regelmäßig stattfinden, um die Arbeitsergebnisse vorzustellen und abzustimmen, den Projektfortschritt zu überprüfen, Schnittstellen zu koordinieren, Steuerungsmaßnahmen einzuleiten und Aufgaben zu verteilen. Die Häufigkeit/ Teilnehmerkreis sollten je nach Projektphase, Zielsetzung des Teams variiert werden. Effiziente Teammeetings erfordern eine zielorientierte Vorbereitung und Moderation sowie Dokumentationen.
Teamarbeit

Gibt es einen eigenen Arbeitsraum für das

Team ?

Ist bei Projekten das Zeitbudget der

Teammitglieder geklärt ?

Ist die Dokumentation der Teamergebnisse

geklärt ?

Gibt es eine Moderationswand, Flipchart,

Internet, Telekommunikation ?

Wichtige Regeln für effiziente Besprechungen und Teamsitzungen

Jeder ist für die ihm übertragenen Aufgaben selbst verantwortlich! Jeder ist für die Erreichung des Ziels mitverantwortlich! Jeder trägt die Verantwortung dafür, dass seine Beiträge konstruktiv sind und das Team in Richtung Ziel bringen. Jeder Teilnehmer bereitet sich auf das Thema vor.                                                                                                             Jeder macht sich selbst kundig und bildet sich eine eigene Meinung dazu.

Vorbereitung

Der Leiter verteilt mindestens zwei Tage vor der Sitzung die Tagesordnung  ( Aushang oder E-Mail )

Der Dokumentenkopf sollte Informationen wie  Name des Teams und Art des Teammeetings enthalten.

Beispiel: Wöchentliche Teamsitzung, Start- , Endzeit, Ort der Sitzung sowie die Namen der Mitglieder entnommen werden können. Die wichtigsten Ziele und gewünschte Ergebnisse werden kurz und verständlich aufgeführt.

Sitzung

Der Leiter ist für die Protokollkontrolle der letzten Sitzung verantwortlich. Der Leiter ist für die Einhaltung der Zeit verantwortlich . Wird die Einzelzeit überschritten, beendet der Leiter die Diskussion das Thema wird auf die nächste Sitzung vertagt. Der Leiter / der Verantwortliche ist für die Visualisierung der Argumente verantwortlich (Moderationswand, Flipchart, Overhead). Es spricht immer nur einer. Die Teilnehmer achten darauf, dass sie neue Argumente bringen und nicht alte wiederholen. Die Teilnehmer halten sich an eine vorher vereinbarte Redezeit Der Leiter / Verantwortliche achtet darauf, dass die Diskussion beim Thema bleibt.

Sitzungsregeln

Wenn die Sitzungsregeln allen Beteiligten klar sind, fühlt sich jeder Einzelne zur aktiven Teilnahme ermutigt. Dadurch, dass man sich auf Diskussionsregeln oder grundsätzliche Verfahrensregeln einigt, fällt es allen leichter, sich einzufügen und konstruktives einzubringen.

Pausen

Denkpausen, etwa in Form von „Verschnaufpausen“ während der Sitzung, erlauben den Teammitgliedern sich auf anstehende Fragen zu konzentrieren und die eigenen Gedanken zu klären. In manchen Fällen, wenn die Debatte zu hitzig wird oder die Probleme unlösbar scheinen, ist es für das Weiterkommen förderlich, eine kleine Pause zur Abkühlung der Gemüter einzuräumen, in der jeder die Situation in Ruhe überdenken kann.

Verteilung von Aufgaben

Mit der Zuweisung von Aufgaben wird einzelnen Teammitgliedern die Verantwortung für gemeinsam beschlossene Maßnahmen übertragen. Der Teamleiter sollte die verteilten Aufgaben vor Sitzungsende noch einmal durchsprechen. Die Verteilung der Aufgaben sollte ins Sitzungsprotokoll aufgenommen werden. Das Team muss bei der Verteilung der Arbeiten besonders darauf achten, dass diese unangenehmen Aufgaben nicht immer auf den gleichen Kollegen abgewälzt werden, Konflikte sind sonst vorprogrammiert. Für eine effektive Team-Arbeit ist der Eindruck zu vermeiden, dass ein Mitglied ein unverhältnismäßig höheres Arbeitspensum zu erledigen haben könne als die anderen. Nur so lässt sich jeglicher Unmut, der sich auf die Arbeitsatmosphäre negativ auswirken könnte, von Anfang an ausschließen.

Sitzungsprotokoll

Sitzungsprotokolle dienen dazu, die Entscheidungen und praktischen Schritte des Teams fest zuhalten. Ein Teammitglied sollte für die Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs verantwortlich sein. Dieses Protokoll soll an die Teammitglieder und an alle, die von den Ergebnissen unterrichtet sein müssen, verteilt werden. Wichtig:  Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit. Deshalb sollte man seine kurz-, mittel und langfristigen Ziele aufschreiben.

Nachbereitung - Resultate

Die Aufgaben werden im abgestimmten Umfang und Zeitrahmen von den jeweiligen Verantwortlichen erledigt. Ist eine Aufgabe erledigt, erfolgt eine kurze Information an den Leiter der Sitzung. Kann eine Aufgabe nicht erledigt werden, muss der Verantwortliche geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung ergreifen. Kann eine Aufgabe auch dann nicht erledigt werden, gibt der Verantwortliche eine kurze Information an den Leiter der Sitzung.

Verbindlichkeit durch Unterschriften

Eine Vereinbarung, die durch Unterschriften besiegelt wird, wird für die Teammitglieder und die Führungskraft verbindlicher. Das ist nicht nur für das Team entscheidend, sondern prägt die gesamte Unternehmenskultur: Ein über mehrere Ebenen geknüpftes Netz von Zielvereinbarungen steigert das Vertrauen im betrieblichen Leistungsgefüge. Unverbindlichkeit und laue Absichtserklärungen fördern eher eine Misstrauenskultur. Verbindliche Zielvereinbarungen dieser Art haben noch einen weiteren positiven Effekt: Die Unterschrift von Mitarbeiter und Führungskraft wird immer auch zur Nagelprobe für die Zusammenarbeit von Führungskraft und Team. Ein für ein Team nicht akzeptabler verordneter Katalog unrealistischer Ziele wird spätestens bei der Unterschrift auf Widerstand stoßen.

Bereit für ein Meeting ?